A utilização de softwares de gestão são imprescindíveis para a otimização de tempo e para o controle de uma empresa. Atualmente a maior parte das empresas que tenham um fluxo razoável de vendas, seja de produtos ou serviços já utilizam sistemas para o gerenciamento destes processos.
Além do gerenciamento de processos da empresa, também é um grande facilitador optar por módulos que complementem os setores da empresa, como por exemplo: comercial, financeiro, pós-venda ou “customer success” (sucesso do cliente), recursos humanos ou pessoas, etc.
Contar com sistemas que tenham funcionalidades desde gerar boletos até gerenciamento de funcionários, facilitam a rotina diária e a comunicação de forma geral. O que acontece, é que muitas vezes as empresas implementam diferentes sistemas, isso pode ocasionar de um sistema implantado não ser compatível e com certeza não vai “conversar” com nenhum outro e também não ter todas as informações que o gestor vá precisar de forma centralizada.
Por isso é importante checar se o software escolhido tem um sistema modular onde a empresa pode optar por utilizar os módulos que sejam necessários para o rotina da organização e que todos eles tenham interação nativa. Ou seja, os módulos compartilharão as informações entre eles e não será necessário o armazenamento das mesmas informações e cadastros diversas vezes ou em sistemas diferentes.
É importante que, por exemplo, o comercial possa acessar informações financeiras do cliente para verificar se já houve o pagamento inicial para liberação de algum serviço, ou ainda que o pós-venda possa iniciar a entrega de algo que foi oferecido no início do contato pelo comercial e que ainda não tenha sido entregue. Esses acessos são limitados e personalizados de acordo com as permissões de cada usuário.
Esse é o melhor tipo se software de interação para as organizações. Um sistema onde a própria empresa possa personalizar os tipos de perfis para cada acesso e visualização. Essa interação faz com que dentro dos limites que o gestor defina, todos podem acessar as informações contidas naquele sistema.
Depois de iniciar o uso de sistemas integrados, será possível notar algumas melhorias como dados únicos, ou seja, não haverá mais dados duplicados em vários sistemas. A duplicação de dados gera uma menor precisão, pois o preenchimento pode ser feito por diversas pessoas diferentes que venham a entrar em contato com o cliente.
A melhoria da produtividade também é um resultado visível e em curto prazo, já que a automação dos processos diminui o tempo do trânsito dos documentos entre os setores, isso dá mais tempo para que os colaboradores desenvolvam outras atividades mais estratégicas e menos rotinas diárias.
Para fazer essa integração, busque por empresas que tenham uma solução única que atenda as diferentes necessidades da empresa e seus diversos departamentos. Mesmo essa solução sendo modular, é importante que seja uma empresa que ofereça esse serviço para que a empresa mantenha a segurança dos dados e garanta um bom funcionamento dos módulos integrados.
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PAULO RAMOS
Empreendedor por paixão, gestão e marketing por formação. Atuando há muitos anos em TI e há pelo menos 15 anos em sistemas integrados de gestão e produtividade empresarial.
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