A integração de sistemas internos em uma empresa é fundamental para criar um bom clima organizacional, que consequentemente aumenta a motivação e satisfação dos colaboradores. Quando há um bom clima organizacional, é possível notar equipes mais integradas e colaborativas. Ter departamentos integrados diminui o ruído na comunicação, otimiza o tempo e aumenta a produtividade.
Ainda há alguns gestores que acreditam que a unificação dos sistemas não tenha um custo x benefício considerável. Provavelmente isso aconteça por desconhecer a facilidade da análise que é possível extrair de uma solução que controle todas as etapas desde captação de possíveis clientes até o processo de pós venda. Isso inclui acesso a todas as informações como financeiro, documentos, marketing e etc.
A gestão de processos é um bem imensurável para a empresa, já que nele é possível armazenar as informações operacionais e permitindo ainda que essas informações trafeguem entre os departamentos sem custo de tempo e dificuldade em acesso (os acessos são parametrizados de acordo com a necessidade que cada colaborador tem de acesso ou não a alguma informação).
Para mensurar o tempo que se perde buscando informações que não estejam integradas, imagine que quando no pós-venda é identificado um problema de um cliente, o colaborador precise ir desde o setor de fabricação, marketing, comercial ou qualquer outro departamento que possa ter atendido aquele cliente. Além do tempo em que o colaborador precisará investir para encontrar o problema, no outro lado tem o cliente que aguarda todo esse tempo a resolução de seu problema. Com a integração dos departamentos, é possível verificar em qual etapa está o processo e com qual setor será possível discutir a solução, além de assertivo é muito mais rápido e eficaz, gravando ainda neste sistema a solução que foi dada ao cliente.
Em contra partida, os benefícios de um sistema unificado são bem fáceis de mensurar e identificar. Desde a redução de custos com a diminuição de uso de materiais impressos, mão de obra e retrabalho de relatórios, até o aumento da produtividade por automação dos processos.
Além disso, um sistema unificado por oferecer benefícios como a redução no prazo de entrega de relatórios, redução de custos com TI, o que resulta em aumento de receitas e lucratividade.
Como já mencionado, a padronização de processos também é um benefício, já que isso aumentará controle do fluxo das informações, aumentando também a qualidade do conteúdo inserido, já que mais de um colaborador poderá ter acesso aos dados. Isso é a eficiência organizacional.
Utilizando uma solução como esta, você gestor, terá departamentos que aumentaram a agilidade no trafego das informações e conseguirá manter um canal de comunicação direto e sem ruídos entre toda a sua equipe. Além disso, irá melhorar a qualidade dos dados, pois, em vez de escrever tudo em planilhas e anotações manuais, será registrado tudo em banco de dados, diminuindo os erros e aumentando a melhoria constante dos processos.
Um dos maiores ganhos para a empresa com a implementação de algo assim, será o apoio nas tomadas de decisões. Com todos os relatórios disponíveis e dados consolidados, é possível determinar com mais clareza as áreas que precisam de maiores investimentos, além de quais custos e despesas podem ser reduzidos.
Como gestor, é possível ainda acompanhar todos os processos e detectar as falhas recorrentes, podendo melhorar a qualidade das informações e tornando a gestão administrativa mais eficiente.
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PAULO RAMOS
Empreendedor por paixão, gestão e marketing por formação. Atuando há muitos anos em TI e há pelo menos 15 anos em sistemas integrados de gestão e produtividade empresarial.
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