Toda empresa precisa que a organização das tarefas sejam organizadas e gerenciadas da melhor forma, para minimizar a perda de prazos e otimizar os processos. Atualmente o uso de softwares para a gestão de tarefas e projetos é a opção mais eficaz para aperfeiçoar a organização do ambiente de trabalho e a ferramenta também permite que todos os colaboradores tenham acesso às informações essenciais com facilidade.
Mas o essencial acima de tudo isso, é que seja uma solução simples e aderente ao uso pelos colaboradores. Senão será mais um software fantasma na empresa…
A melhoria da rotina acontece quando é usado um módulo, como o Tarefas do B2BNetwork, onde é possível fazer o registro das tarefas do dia a dia com controle de tempo, delegar atividades, classificar cada tarefa, dentre outras funções como agrupá-las em projetos.
Quando é possível que o gestor trabalhe diretamente em conjunto com a sua equipe, há um enorme ganho de tempo na hora da execução das tarefas delegadas. O módulo que gerencia as tarefas tem essa função de integrar as atividades, para que cada colaborador possa ter acesso às tarefas do departamento em que atua e quando tiver interação com outro colaborador ou até mesmo de um cliente (quando permitido), facilmente possa identificar o responsável pela tarefa e assim concluir em menos tempo os questionamentos pertinentes àquela etapa.
Além das funções básicas, um módulo tarefas e projetos auxilia no controle da rotina de trabalho de toda a equipe. Observe que com a gestão da rotina dos funcionários, é possível aumentar o foco nas tarefas mais importantes e que precisem de maior atenção, direcionando o que cada colaborador precisa dar prioridade, além de diminuir a procrastinação.
Algumas funcionalidades são essenciais na hora de implementar uma solução dessas, como por exemplo, a transferência de uma tarefa e/ou envolvimento de colegas nas tarefas: essas opções facilitam que o processo de execução de alguma ação não trave caso o responsável por ela precise se ausentar, por exemplo.
No caso de gerenciar a equipe, também é importante que tenha o controle de tempo por tarefa, isso trará uma métrica muito importante para acompanhar se sua equipe está desenvolvendo de forma ativa e produtiva todas as tarefas necessárias.
Uma função mais específica, mas muito importante também, é a de tarefas complexas: com esse controle você pode detalhar ações além de colocar anexos e efetuar listas de afazeres dentro das tarefas. Nessa função ainda é possível desenvolver uma time-line onde você acompanhará de perto qual é o processo que as atividades estão passando até a execução final.
Vamos usar como exemplo uma rede de franquias, onde a cada implantação de nova unidade, uma infinidade de tarefas devem ser executadas por colaboradores da rede, por parceiros, fornecedores e também pelos franqueados. Com esta solução do B2BNetwork isso é muito simples e intuitivo, pois a rede vai montar os modelos de projetos e ao iniciar um novo a plataforma irá distribuir as tarefas, para seus responsáveis com seus respectivos prazos de execução.
Em uma empresa, seja ela pequena ou média, a gestão de tarefas e projetos têm que ser gerenciado por uma solução como esta. O empilhamento de tarefas, criação de modelos prontos facilitam e organizam os processos internos da empresa, gerando um ganho imenso em relação a tempo e produtividade.
Além de todas as vantagens de um módulo como esse para ser um grande aliado na hora de fazer a gestão, é importante que você opte por um módulo que faça integração com os outros departamentos da empresa, como a solução do B2BNetwork.
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PAULO RAMOS
Empreendedor por paixão, gestão e marketing por formação. Atuando há muitos anos em TI e há pelo menos 15 anos em sistemas integrados de gestão e produtividade empresarial.
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