Gostaríamos de explanar como a extranet pode ajudar no crescimento e relacionamento da sua empresa. Vamos passar alguns pontos importantes sobre como ela funciona. Apesar de ser um site fechado, restrito a um público específico, ela pode ser utilizada para fins específicos.
O modelo de construção da extranet é semelhante ao de um website, porém, o ambiente deve ser controlado, permitindo o acesso apenas de pessoas específicas e até mesmo estendendo a comunicação a terceiros, como fornecedores e clientes. A colaboração de parceiros se torna mais ágil e ativa, a partir do momento em que eles podem fazer parte desse canal direcionado de comunicação.
A segurança aqui é um ponto muito importante, pois, sendo a informação o principal ativo de uma empresa neste caso, o módulo extranet tem que ser um canal seguro onde todos os acessos ficam registrados. Isso dá maior controle de todas as informações disponíveis e acompanhamento detalhado de documentos emitidos.
Agora que convencionamos algumas premissas de uma Extranet, vamos falar de funcionalidades possíveis. Pode ser uma área para compartilhamento de arquivos, para facilitar pedidos, canais para pagamentos e divulgação de informações, onde sua empresa pode optar por abrir apenas parte da extranet para essa interação com seus clientes, parceiros e fornecedores.
A extranet é uma ferramenta de baixo custo e de maior agilidade para comunicação externa. Ou seja, se sua empresa precisa de comunicação fora do ambiente interno (que seria a intranet), para disponibilizar informações e documentos, a extranet é a melhor e mais segura opção.
Quando falamos de segurança, muitos gestores associam isso a compartilhamento off-line. Mas o módulo extranet faz a comunicação de forma segura em tempo real e pode diferenciar os tipos de acesso. Apesar de toda a informação estar na mesma área, você pode determinar o perfil (cliente, parceiro, fornecedor) que irá acessa-la.
O uso dessa ferramenta pode otimizar sua empresa de diversas maneiras, veja as funcionalidades que mais podem contribuir com o aumento de produtividade da empresa:
O módulo é personalizável, ou seja, você pode escolher desde a identidade visual que seja compatível com a identidade corporativa, até gerenciar menus, páginas, áreas restritas e os conteúdos. Isso tudo pode ser acessado também por smartphones e tablets.
Através do Módulo Extranet B2BNetwork, o cliente, parceiro, distribuidor, etc. pode buscar por informações, acessar documentos e formulários, todos pré-definidos pelos gestores, que decidirão o que podem ou não acessar. Além disso, ele integra com outros sistemas e centraliza os arquivos e documentos em uma única área, além das informações sempre estarem atualizadas.
A boa utilização de um ambiente virtual, além das vantagens citadas, contribui com a redução de gastos de consumo de papel, uso de telefone e a distribuição desnecessária de documentos, tornando a segurança da informação muito mais assertiva.
Ter uma Extranet trará grande vantagem para sua empresa! Com certeza!
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PAULO RAMOS
Empreendedor por paixão, gestão e marketing por formação. Atuando há muitos anos em TI e há pelo menos 15 anos em sistemas integrados de gestão e produtividade empresarial.
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