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Como você gerencia as solicitações de clientes e os fluxos de trabalho das equipes?

 

 

Gostaria que você refletisse, em como sua empresa, gerencia as solicitações de clientes e os fluxos de trabalho das suas equipes!

 

Sabemos que gerenciar solicitações pode parecer uma atividade simples, mas quando não há uma ferramenta adequada, essa tarefa pode se tornar algo complicado e de tirar o sono de qualquer gestor!

A maneira como a sua empresa gerencia as solicitações realizadas pelos clientes, é decisiva para um resultado final de sucesso e para um bom relacionamento dos seus colaboradores e equipes, com seus clientes e fornecedores.

Se você utilizar uma solução online para o gerenciamento dessas solicitações, descomplicará e muito o dia a dia e unificará vários canais um único caminho, eficiente e consistente de controle. Sem contar os benefícios como, a redução de tempo para o atendimento de solicitações, a visualização de todos os chamados em aberto, quais produtos, serviços e departamentos geram mais demanda, o desempenho dos colaboradores, medindo ainda o tempo de dedicação a cada cliente. Com isso a empresa também reduz o custo de processamento das solicitações, minimizando o custo de operação, erros e devoluções.

Você já deve ter passado por apertos, como um pedido ou solicitação que se perdeu entre colaboradores, funcionários que possam estar ausentes ou ainda um funcionário que está de férias e é o responsável pelas solicitações de um cliente específico, e até funcionários que estejam fora da empresa. Neste caso e em muitos outros exemplos, um sistema de controle de solicitações, permite que o colaborador acesse todos os chamados, responda, transfira, organize e possibilita também que o gestor acompanhe o andamento de todos elas, de onde estiver e do seu smartphone.

Substituir a utilização marcadores e e-mails como armazenamento de informações e solicitações, é muito simples, mas passa por 3 fases imprescindíveis:

  1. Planejamento: é a fase que você vai organizar o uso e quem vai fazer o que;
  2. Comunicação: Comunicar a mudança internamente para funcionários e colaboradores primeiramente e comunicar externamente para seus cliente e fornecedores.
  3. Implantação: é colocar as ações em prática.

 

Indicadores

Como dizia Peter Drucker “Se você não pode medir, você não pode gerenciar.” Essa ferramenta com certeza gerará indicadores recorrentes, como chamados por autores das solicitações, controle dos prazos, consumo de horas em cada solicitação, chamados por colaboradores e vários outros números para que você possa ajustar o desempenho da empresa.

O Módulo de Webdesk do B2BNetwork é um exemplo disso, pois, traz todas essas vantagens para melhorar o atendimento da sua empresa com o cliente e todos os envolvidos.

Possibilita que os colaboradores e gestores verifiquem todos os chamados realizados pelo cliente, categorizem as solicitações, determinem os prazos, direcionem os pedidos, detalhem os status, fases, prioridades e verifiquem as interações, enviem e recebam arquivos, dentre outras várias funcionalidades.

A equipe de trabalho registra todas as suas atividades com cada cliente, departamento ou demanda, possibilitando o compartilhamento de informações entre áreas, envolvendo os usuários e agilizando os fluxos de informação, a qualquer hora e de qualquer lugar. E não importa de onde venham as solicitações, seja por e-mail, Skype, WhatsApp, redes sociais, etc, registrando no Webdesk você terá o controle e gerenciamento prático e fácil.

É impossível pensar em relacionamento bem-sucedido entre empresa e cliente, sem pensar em satisfação e atendimento. Gerenciar o tempo, solicitação e o fluxo desses chamados, é o que garante à empresa, um relacionamento de sucesso.

 

Paulo Sousa

PAULO SOUSA
Empreendedor por paixão, gestão e marketing por formação, atuando há muitos anos em TI e pelo menos 15 anos em soluções de produtividade via web.
    

 

 




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