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Gerenciamento de contratos, é um passo para melhora do resultado financeiro da sua empresa

 

Toda a prestação de serviço da empresa para o cliente, começa com a assinatura de contrato. Dentro dessa gestão, o contrato envolve diversas variáveis como, condições específicas, renovação automática, faturamento, o que está incluso no contrato, geração de boleto e etc. que devem ser acompanhados diariamente.

O uso de uma ferramenta de gestão para contratos, auxilia desde o início do relacionamento comercial, onde é possível fazer um diagnóstico das necessidades do cliente diante de alguma particularidade, parâmetros, riscos, históricos e etc.

Essa análise servirá durante todo o tempo de serviço prestado, auxiliando sempre o acompanhamento operacional, pois assim que o contrato é gerado por um sistema, todas as atividades desse cliente ficarão registradas e podem ser consultadas de forma fácil por ambas as partes envolvidas.

Consequentemente com o faturamento também automatizado, através de uma plataforma de gestão, é possível tirar a carga de trabalho do departamento financeiro administrativo que pode direcionar esforços em indicadores e ações de melhora interna de processos e foco no cliente.

Com o uso do módulo de Gestão de Contratos a empresa centraliza as informações sobre seus clientes, deixando o banco de dados ainda mais seguro, o que evita manipulação de dados ou a perda dos mesmos.

Ainda sobre os dados utilizados nos contratos, com a automatização é possível fazer um processo padronizado, com etapas claras. Para o processo comercial, isso tudo gera otimização de tempo e minimização em erros de preenchimento.

A integração nativa com módulo de faturamento, permite também verificar de maneira mais focada a inadimplência, atrasos de pagamentos, cancelamentos, vencimento, renovações e alterações de contratos e de forma simples gerar atualizações de faturas, boletos e recebimentos. Evita também o atraso ou esquecimento de contratos a serem faturados e qualquer alteração de valores no contrato, terá a informação acessível refletida imediatamente pelo departamento financeiro.

Outro ponto de atenção para as empresas que pensam em automatizar seus contratos, é o prazo de renovação. Um contrato com prazo de fechamento sem nova negociação, implica em perda de receita, por isso a verificação e atualização manual de contratos tem se tornado escasso até mesmo em empresas de pequeno porte.

Para as empresas que já estão buscando a implantação da gestão de contratos, é importante verificar as possibilidades que o módulo irá oferecer para se adequar a estrutura da empresa. Possibilidades como: valores personalizados para cada contrato, facilitam o faturamento e a integração com o módulo financeiro. A possibilidade de emissão da fatura e cobrança automática de acordo como contrato, armazenar anexos e imagens digitalizadas dos contratos assinados, são alguns dos pontos que podem tornar a gestão ainda mais prática e segura no dia a dia.

Ainda pensando em um melhor relacionamento com o cliente, o pós-venda pode utilizar as informações como reajuste contratual, controle de adendo e anexos que inclui propostas feitas que podem ser anexadas e ainda opção de motivos de cancelamento.

O módulo de contratos, também pode ser utilizado dentro da empresa, não só para clientes. Essa ferramenta permite múltiplos modelos (como contratação interna, sazonal, fornecedores, prestadores de serviços, freelancers, temporários, etc.) controle de alteração do conteúdo do contrato além do controle de prazos.

 

 

Paulo Sousa

PAULO SOUSA
Empreendedor por paixão, gestão e marketing por formação, atuando há muitos anos em TI e pelo menos 15 anos em soluções de produtividade via web.
    

 

 




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