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Aplicar checklists com planos de ação e controles automatizados, é a melhor forma de identificar e tratar processos fora de padrão na empresa

 

 

O Ckecklist é uma ferramenta que apesar de ser muito simples é extremamente eficaz para atestar as condições de uma atividade ou processos, seja de produto, serviços ou procedimentos.

 

O objetivo do checklist é dar suporte preciso ao responsável pela aplicação, de que todas as etapas de uma programação estejam sendo cumpridas de acordo com as etapas e normas já pré-estabelecidas.

Esse auxílio é importante porque aplicado em qualquer área da empresa, todos os responsáveis envolvidos conseguem acompanhar o andamento do processo com qualidade, a atenção do gestor também é mais assertiva, já que ele consegue saber exatamente em qual etapa deve acompanhar.

O checklist não é mais uma ferramenta manual, onde é possível encontrar softwares que disponibilizem esse instrumento com qualidade, rapidez, eficiência e com recursos de sobra. Os objetivos principais de em checklist, é avaliar processos de qualidade, regular procedimentos, validar conformidades, entre outras.

Um exemplo disso, aplicado a uma rede de franquias, é para realizar avaliação das lojas e pontos de venda, se estão seguindo as normas da franqueadora. Outro exemplo seria a aplicação de um relatório de visitas, onde o consultor tem um roteiro a aplicar e imediatamente identificar o que não está sendo seguido conforme o planejado. Como resultado destas 2 ações, é a emissão de um plano de ação para a unidade avaliada, apontando o que deve ser corrigido e ajustado. Por isso a integração com outras ferramentas como Tarefas, agendas e até uma solução de controle de chamados como o Webdesk, se faz necessário para não só apontar os pontos que precisam de ajuste, como acompanhar e controlar a resolução deles.

A opção de utilizar uma aplicação dessas, é com certeza uma solução com total eficácia para uma empresa monitorar e gerenciar suas atividades e otimizar o tempo de todos os colaboradores, evitando que se percam com as tarefas ou etapas desnecessárias.

Quando se entra na área de "gestão da qualidade", toda melhoria de tempo dentro de uma organização e investimento em tecnologia sempre acaba refletindo diretamente no resultado final de horas gastas de trabalho e também de quantidade de produto produzido (ou serviço oferecido). Adotar métodos produtivos é o caminho mais seguro quando o assunto é rendimento de equipes de trabalho.

Para entender o porquê de escolher um módulo de checklist, é necessário que os gestores de empresas entendam a importância de um bom planejamento para qualquer ação. A elaboração de uma listagem de todos os projetos por ordem de entrega e descritivos detalhados de todas as tarefas e responsáveis em executa-las, diminuem os atrasos, asseguram o cumprimento dos prazos e principalmente otimizam o tempo de todos os colaboradores envolvidos nas ações.

Após a adesão de um checklist é de suma importância que se tenha o hábito de usá-lo por todas as áreas na empresa. A gestão de tarefas é um hábito que deve ser cultivado mesmo quando o foco esteja em projetos menores, isso evitará o retrabalho. A atualização do checklist mantém as informações autênticas e confiáveis.

Ferramentas como o Checklist do B2BNetwork possibilitam que você crie uma lista dos itens que previamente são estabelecidos pelo responsável pelo projeto ou ação a ser executada. A ferramenta tem diversas vantagens e recursos dos listados acima e está preparada para atender as ações a serem tomadas e suas atualizações.

 

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Paulo Sousa

PAULO SOUSA
Empreendedor por paixão, gestão e marketing por formação, atuando há muitos anos em TI e pelo menos 15 anos em em sistemas integrados de gestão e produtividade empresarial.
    

 




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