SISTEMAS DE GESTÃO X COMPLEXIDADE DE GESTÃOSe analisarmos estes 3 tipos de complexidade de gestão, começamos a correlacionar os tipos de sistemas de gestão que estas empresas vão utilizar. Como já explanamos anteriormente, estas empresas possuem vários níveis de complexidade de gestão, mas sem dúvida devem utilizar sistemas de gestão em todas as suas fases e tamanhos.
Uma empresa, por mais simples e micro que ela seja, se utilizar um sistema de gestão, vai conseguir se estruturar e se consolidar mais rapidamente e profissionalmente, em relação a uma empresa que não utilize sistema de apoio à gestão. Utilizando um sistema, ela vai manter histórico de clientes, vai conseguir medir demandas diversas dentro da empresa, como produtos e serviços mais demandados e vendidos, melhores e piores clientes, desempenho e relação com fornecedores, entre outros fatores. Isso se consolida e se torna ainda mais necessário à medida que a empresa cresce, onde, um dos fatores desse crescimento, com certeza está ligado à sua organização.
Neste porte de empresa, ela pode começar com sistemas mais simples, relativamente baratos e que suportem pelo menos as informações da área financeira, de relacionamento com cliente e vendas. O uso de sistemas de “prateleira” trará um benefício muito bom em relação ao custo. Porém perde no quesito de integração, pois, estes softwares não estão integrados a outros departamentos da empresa e não suportarão o crescimento da empresa ao longo dos anos. Isso vai culminar em uma necessidade de migração de sistemas e isso significa um investimento de tempo e dinheiro.
Esse tipo de decisão, é muito estratégica e a maioria dos empresários que está começando não tem essa visão. Eles olham muitas vezes o custo e se embasam nisso para escolha do sistema de gestão. Se fizessem uma conta do quanto vão investir em um sistema de gestão integrado, mas modular – que não os obrigue a contratar um pacote de módulos que nem serão usados - poderia ser economizado uma boa quantidade de dinheiro, pois numa migração, não há perda financeira somente. Perde-se anos de históricos, dados e informações de clientes, fornecedores, operações, vendas, lançamentos etc. Isso é uma perda imensurável.
Mais um ponto a ser analisado, que é preferível que uma pequena empresa tenha vários sistemas, do que não ter nenhum. Mesmo que ela contrate vários sistemas fragmentados pela internet a fora, vai trazer uma capacidade de crescimento melhor do que as empresas que não usam nenhum sistema de gestão. Este formato de uso de vários sistemas, vai levar o empresário a enxergar mais “cedo” que precisa de um sistema melhor e integrado.
Este tamanho e complexidade de gestão, exige que a empresa tenha um sistema que comporte os fluxos de informação e procedimentos dos departamentos. Ter um sistema integrado neste ponto é imprescindível. Mesmo que seja um sistema que organize boa parte dos processos operacionais e principais do negócio e ela tenha algum outro sistema para gerenciar processos não vitais do negócio.
Com o tempo a empresa deve tentar de alguma forma integrar estes sistemas, via API ou outro meio de comunicação para cada vez mais unificar as informações, indicadores e processos do dia a dia. Outro caminho é utilizar sistemas que comportem esse crescimento e necessidade de controles, porém, vai cair no mesmo ponto da empresa pequena, onde, teria que passar por um processo de migração e isso novamente traria prejuízos muitas vezes incalculáveis.
Como os departamentos precisam crescer, vão justificar de alguma forma que precisa desse ou aquele sistema na internet para resolver uma dor no seu processo interno. Neste ponto, a direção da empresa deve criar métodos para avaliar se essa dor é mesmo real e se aquele sistema requisitado vai resolver o problema. Essa análise, deve ser feita com cuidado. Corre-se o risco de resolver o problema do departamento e trazer outro problema que pode ser mais prejudicial ainda, de informações fragmentadas em diversos sistemas que não se conversam.
Médias empresas
Não são muito diferentes das Pequenas Empresas, mas tem uma vantagem sobre elas. Nesta fase já tem seus processos desenhados e já passaram pela fase de escolha de um sistema de gestão integrado que atenda os diversos departamentos do negócio. Já vão ter políticas de contratação de sistemas e com certeza terão orçamento destinado a atender este tipo de demanda.
Não que usar sistemas a parte seja o “fim do mundo”, pois não é. Vamos imaginar uma empresa que precise de uma intranet para ter um canal de comunicação direta a todos os funcionários. Compensa para empresa integrar isso ao sistema principal que ela utiliza? Talvez não, pois, é algo muito pontual e que não afetaria o “core” principal do seu “business” utilizar uma solução independente.
SOBRE O E-BOOK
Já é fato que uma empresa não terá sucesso ou crescimento se não utilizar de sistemas de gestão empresarial, para organizar seus fluxos de pessoas, processos, produtos e serviços. Este e-book foi desenvolvido com a finalidade de demonstrar qual sistema uma empresa deve contratar, de acordo com seu porte de operação e investimento. No mercado existem muitos softwares, aplicativos, sistemas, soluções etc., que se propõe a organizar e gerir uma empresa, ou parte dela – como um departamento - ou ainda um processo específico dela. Este ponto e outros assuntos serão tratados no decorrer deste trabalho de conclusão de curso, onde farei uma abordagem dos modelos empregados de acordo com o porte de empresas, em uma correlação direta com o Modelo de Maturidade Digital do TMFórum. Qualquer empresa hoje, tem que estar “digitalizada” ou em processo de digitalização e o modelo de maturidade digital, permite identificar como a empresa está dentro deste processo. Isso nos permitirá também fazer uma correlação com a complexidade de sua gestão e chegarmos à conclusão que empresas conseguirão sobreviver e serem perenes se tiverem uma boa gestão baseada em gestão e sistemas informatizados de apoio à essa gestão.
PAULO SOUSA
Empreendedor por paixão, gestão e marketing por formação. Atuando há muitos anos em TI e há pelo menos 15 anos em sistemas integrados de gestão e produtividade empresarial.
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