A gestão eletrônica de documentos (GED) em uma empresa é uma questão de necessidade e organização.
Muitas empresas, independente do porte, tem muita dificuldade em manter a organização de todos os documentos. Quando o volume de informações e dados aumenta de forma muito rápida, acabam se perdendo na organização por não destinar um investimento adequado a gestão documental.
A falta de controle de documentos pode acarretar em perda de informações confidenciais e estratégicas, além de acarretar em prejuízo direto em muitos casos. Tratar desse controle está ligado também ao aumento da produtividade, já que o funcionário consegue localizar as informações necessárias sem investir muito tempo nessa atividade.
Pense no seguinte fluxo de informação sem um GED: Quando um funcionário da empresa precisa acessar uma certa documentação, por exemplo, ele precisa fazer uma solicitação ao responsável por esse arquivamento, aguardará o retorno do documento após um período determinado. Só essa ação, se feita todos os dias por um departamento comercial, por exemplo, onerará em várias horas do dia, não só o funcionário que precisará encontrar esse histórico, como a equipe que terá que aguardar esse retorno.
Outra rotina muito comum dentro das empresas é a de armazenar documentos com especificações de acompanhamento e crescimento da organização. São relatórios, certificados, documentos fiscais, documentos de funcionários, normas, procedimentos, comprovantes de pagamentos, etc, tudo isso deve ser arquivado de forma segura, porém de fácil acesso ao gestor responsável e aos colaboradores que podem realizar consultas. Por existirem tantos documentos que não podem ser dispensados, eles acabam se perdendo entre milhares de arquivos dentro da empresa.
O gerenciamento eletrônico de documentos (daí vem a sigla GED) é uma solução viável, barata e pode ser feita de diversas maneiras, cabendo ao gestor identificar qual a opção que vai proporcionar maior domínio sob as informações que foram guardadas.
Você deve saber que a gestão de documentos influencia diretamente no resultado positivo do seu negócio, deve procurar o melhor método para fazer para tornar essa atividade uma rotina de sua empresa. Uma solução de GED – Gestão Eletrônica de Documentos é considerada de baixo custo e alto desempenho. Com esse tipo de módulo você pode organizar todas as informações de documentos e arquivos digitais, incluindo planilhas, textos, imagens, pdfs, de recibos, controles, etc.
Todos os arquivos de sua empresa serão convertidos para o formato digital e poderão ser gerenciados da forma que você acreditar ser mais ágil e rápido para facilitar o acesso.
O módulo de Gestão Eletrônica de Documentos do B2BNetwork tem a opção de busca rápida, onde através de uma palavra chave você localiza os arquivos que deseja acessar. Sendo os acessos e visualização dos mesmos controlados de acordo com a permissão de cada nível de usuário.
De forma visual, oferece facilmente os documentos que tem validade e/ou revisão determinadas para que os colaboradores e gestoras possam revisar e também providenciar as novas versões dos documentos vencidos. O uso desse tipo de ferramenta não implica somente na organização documental, mas também na redução de custos com armazenamento de arquivos e espaço físico na empresa.
A automatização do processo também minimiza riscos, como extravios e ainda deixa o histórico das pessoas envolvidas e que alteraram os documentos na plataforma.
Tags: GED, documentos, organização, gestão eletrônica de documentos, arquivos online, consulta facilitada de arquivos.
PAULO RAMOS
Empreendedor por paixão, gestão e marketing por formação. Atuando há muitos anos em TI e há pelo menos 15 anos em sistemas integrados de gestão e produtividade empresarial.
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